Nombre d’années avant la conférence prévue

Étape

jusqu’à cinq ans

Le Comité directeur international accepte et évalue les déclarations d’intérêt initiales.

au moins deux ans et demi

On invite les soumissionnaires dont la déclaration d’intérêt est approuvée à présenter une proposition de conférence.

deux ans

Les soumissionnaires présentent leur proposition de conférence au cours de la réunion automnale du Comité directeur international.

Le Comité directeur international accepte une seule proposition de conférence par année de conférence donnée.

un an et demi à deux ans

Le soumissionnaire précise les détails relatifs à la logistique et aux thèmes de la conférence et maintient un contact régulier avec le Secrétariat et le Comité directeur international au cours des réunions semestrielles de celui-ci et des conférences internationales.

un an et demi

Le soumissionnaire présente, au cours de la réunion printanière du Comité directeur international, un rapport d’étape comprenant les dates, le lieu, les thèmes concrets et les séances plénières, visites pédagogiques et activités sociales proposées et dénotant des progrès précis et continus.

un an

Le Comité directeur international donne son approbation définitive aux plans de la conférence au cours de sa réunion automnale.

On distribue l’annonce de la conférence et l’appel initial de propositions d’ateliers au cours de la conférence internationale précédant immédiatement la conférence prévue.

zéro à un an

L’hôte de la conférence veille à ce que tous les préparatifs logistiques soient accomplis et collabore avec le Secrétariat et le Comité directeur international pour confirmer les personnes qui donneront des conférences durant les séances plénières, organiser le programme des ateliers et faire la promotion de la conférence.