L’aspect le plus connu et prestigieux du projet international Metropolis est sa conférence automnale annuelle. Jusqu’à présent, dix conférences fécondes ont eu lieu à Milan, Copenhague, Zichron Yaacov (Israël), Washington, Vancouver, Rotterdam, Oslo, Vienne, Genève et Toronto. La onzième conférence se tiendra à Lisbonne en 2006, et la douzième se tiendra à Melbourne en 2007.

La taille des conférences Metropolis varie, mais les plus récentes ont réuni de 600 à 900 participants, selon l’emplacement. L’assistance consiste en un aréopage de dirigeants et d’intervenants intéressés à comprendre la migration à l’échelle mondiale et ses conséquences pour la société. On compte parmi eux des ministres de pays et d’États, des cadres supérieurs d’organisations internationales et supranationales, des maires, d’éminents penseurs universitaires, des décideurs gouvernementaux, des chercheurs, des agents de programme et des représentants d’ONG vouées à la prestation de services et à la défense des droits.

Les conférences internationales Metropolis visent à informer les participants et à les encourager à dialoguer sur des questions de migration, d’immigration, de diversité et d’intégration; tant leur contenu que leur structure appuient cet objectif. À long terme, elles ont comme but de créer une communauté d’intervenants, d’améliorer sa capacité de comprendre et gérer la migration et ses conséquences et de favoriser la confiance. Pour atteindre ce but, on organise dans le cadre des conférences internationales des débats d’experts durant lesquels des participants venant de divers milieux et ayant des points de vue variés discutent de sujets importants relatifs aux études scientifiques, à l’élaboration de politiques et à la prise de mesures. Chaque année, on s’efforce d’élargir la portée du projet en abordant de nouvelles questions à la fine pointe des recherches, en invitant de nouveaux participants et en familiarisant les participants avec les particularités de la dynamique des migrations dans le pays hôte.

En plus des débats d’experts, les conférences comprennent de nombreux ateliers organisés de façon autonome ainsi que des réunions de conseils et de comités mettant en jeu des groupes d’intervenants. Ces séances extraordinaires réunissent de 10 à 40 experts et novices – décideurs, chercheurs, agents de programme et représentants d’ONG – désireux d’approfondir certains sujets ou de prévoir des activités. Les ateliers sont de nature comparable et se sont révélés un cadre précieux où les membres d’organisations internationales et d’équipes de recherche peuvent discuter de leurs plans et échanger de l’information sur les études et les pratiques dans un contexte intellectuel stimulant. Les plus récentes conférences internationales ont comporté de 60 à 90 ateliers semblables.

Qui peut soumissionner?

Il n’existe aucune restriction officielle quant aux hôtes des conférences Metropolis. Toutefois, on donne la préférence aux soumissionnaires qui ont montré un intérêt envers le projet Metropolis et les questions qui le préoccupent, car la conférence internationale est le principal événement grâce auquel le projet peut exercer son influence et favoriser l’atteinte de ses objectifs internationaux. Les soumissions sont évaluées en fonction de cette considération. Le soumissionnaire ne doit pas se contenter de prouver qu’il dispose des moyens financiers nécessaires pour organiser une conférence; il doit montrer en quoi sa soumission servira tant ses intérêts que ceux du projet dans les domaines d’activité pertinents. Les anciens hôtes ont réussi à tirer parti de la conférence pour attirer l’attention sur des questions cruciales et stratégiques et faire progresser la recherche et la réflexion politique sur ces questions.

Une attention particulière est accordée aux soumissions d’organisations affiliées ou liées au projet international Metropolis, car on considère qu’il s’agit d’une preuve de l’engagement de ces organisations dans le domaine.

Chronologie et contenu des soumissions

En général, les soumissions pour l’organisation des conférences internationales Metropolis se déroulent en quatre étapes : (i) déclaration d’intérêt initiale; (ii) proposition de conférence; (iii) rapports d’étape; (iv) approbation définitive des plans de la conférence. À chaque étape, le Comité directeur international (CDI) de Metropolis participe à la décision. Voici des renseignements détaillés au sujet de chaque étape, y compris des critères sur lesquels le CDI se fonde pour parvenir à une décision. Un échéancier condensé figure en appendice au présent document.

(i) Déclaration d’intérêt

Les déclarations d’intérêt en vue de l’organisation d’une conférence internationale Metropolis peuvent être présentées par écrit au Secrétariat international de Metropolis jusqu’à cinq (5) années avant la conférence prévue. On accuse réception de toutes les déclarations d’intérêt et on les dépose durant la première réunion disponible du CDI pour qu’il les examine. Si le CDI approuve une déclaration d’intérêt, le soumissionnaire est invité à présenter une proposition de conférence. Pour parvenir à une décision sur les déclarations d’intérêt, le CDI prend en compte les considérations suivantes :

·          présence d’un engagement sérieux mis en évidence par un intérêt de longue date dans le domaine ou une participation antérieure aux activités du projet Metropolis ou de son vaste réseau de partenaires;

·          présence de leadership convaincu et de soutien institutionnel;

·          présence de partenaires potentiels et discussions préliminaires sur la conférence;

·          présence de commanditaires potentiels;

·          déclaration d’une volonté de collaborer avec Metropolis, tant avant qu’après la conférence faisant l’objet de la soumission;

·          réussite d’événements antérieurs organisés par le soumissionnaire ou par un groupe dont le soumissionnaire faisait partie.

Aucune de ces considérations n’est cruciale par elle-même; on les prend en compte globalement. On avise, au moins deux ans et demi (2,5) avant la conférence prévue, les soumissionnaires dont la déclaration d’intérêt est approuvée et on les invite à présenter une proposition de conférence. On invite au maximum trois (3) soumissionnaires à présenter une proposition de conférence pour toute année donnée.

(ii) Proposition de conférence

On s’attend à ce que tout soumissionnaire dont la déclaration d’intérêt est approuvée par le CDI assiste à la conférence internationale Metropolis précédant de deux ans la conférence prévue et présente au CDI, au cours de la réunion tenue immédiatement après cette conférence internationale, sa proposition de conférence.

Le CDI décide durant cette réunion d’approuver provisoirement ou non la proposition de conférence. Une seule proposition est approuvée provisoirement pour toute année donnée. L’approbation provisoire constitue un accord de principe en vertu duquel le CDI atteste qu’il accepte la soumission du soumissionnaire pour l’organisation d’une conférence internationale Metropolis, sous réserve de l’exécution des conditions à sa satisfaction. Avant d’approuver provisoirement une proposition de conférence, le CDI prend en compte les considérations suivantes :

·          présence continue de leadership, d’engagement, de soutien institutionnel et de planification;

·          présence d’un plan de partenariat solide et de soutien de la part des partenaires (gouvernements, instituts universitaires ou de recherche, organisations internationales ou intergouvernementales, grands groupes de réflexion dans le domaine de la migration, fondations, organismes de service, etc.);

·          thème général de la conférence et niveau d’intérêt qu’il est susceptible de susciter;

·          plans financiers proposés;

·          installations proposées pour la conférence et l’hébergement;

·          plans de promotion et possibilités de collaboration avec d’autres grands événements;

·          expérience dans l’organisation de grands événements.

(iii) Rapports d’étape

On s’attend à ce que tout soumissionnaire ayant obtenu une approbation provisoire participe aux réunions du CDI de Metropolis et fournisse des rapports d’étape à l’occasion des réunions semestrielles du CDI. (Les hôtes éventuels obtiennent par le fait même un aperçu direct de la préparation et de l’évaluation d’autres conférences.) Le soumissionnaire doit présenter un an et demi (1,5) avant la conférence prévue, au cours de la réunion printanière du CDI, les dates, les thèmes concrets, les séances plénières et les visites pédagogiques proposées et un programme d’activités sociales. Il doit également préciser le lieu de la conférence et d’autres questions de logistique. Le CDI doit constater la présence de progrès précis et continus pour donner son approbation définitive aux plans de la conférence.

(iv) Approbation définitive des plans de la conférence

Le CDI donne son approbation définitive aux plans de la conférence un (1) an avant la conférence prévue, au cours de sa réunion automnale. Il s’assure que le plan financier est viable, que la capacité organisationnelle nécessaire est présente et que l’élaboration des plans de la conférence se déroule à un rythme acceptable. Avant cette réunion, le soumissionnaire collabore avec le Secrétariat et les membres du CDI pour prévoir les séances plénières et les participants aux débats d’experts. Le soumissionnaire doit présenter un programme définitif un (1) an avant la conférence prévue, au moment de la réunion automnale du CDI.

Une annonce de la conférence comprenant les dates, le lieu, le thème et un appel initial de propositions d’ateliers doit être disponible au moment de la conférence internationale précédant immédiatement la conférence prévue.

On s’attend à ce que les interactions régulières entre le soumissionnaire, le Secrétariat et les membres du CDI à l’occasion des réunions semestrielles du CDI et des conférences internationales établissent une relation de confiance et de soutien mutuel facilitant l’approbation définitive des plans de la conférence. 

Le programme élaboré pour la conférence internationale Metropolis conjugue les intérêts particuliers de l’hôte de la conférence avec ceux du réseau plus vaste d’intervenants du projet, qui trouve son reflet dans le CDI. Le Secrétariat international représente les intérêts du projet dans les discussions avec l’hôte. Plus précisément, le Secrétariat est habilité à collaborer avec l’hôte dans l’élaboration d’un programme provisoire pour la conférence qui comprend des thèmes et des conférenciers faisant consensus. Ce programme provisoire est déposé devant le CDI et examiné par celui-ci un (1) an avant la conférence prévue, au cours de sa réunion automnale. Le CDI constitue une source précieuse d’expertise sur le domaine, les présentateurs et les succès antérieurs.

Tout au long de l’étape de la planification, y compris des discussions sur le programme de la conférence et les conférenciers, le Secrétariat collabore étroitement avec l’hôte, lui offrant du soutien, de l’expertise et un accès au vaste réseau de partenaires et d’intervenants du projet (tout en représentant les intérêts du projet). Il continue à fournir ce soutien dans les tâches d’organisation subséquentes relatives à l’invitation des conférenciers et aux communications avec ceux-ci. Ce travail s’effectue par l’intermédiaire de téléconférences internationales régulières et par courrier électronique.

Le Secrétariat collabore également avec l’hôte de la conférence dans la promotion et l’organisation des ateliers et des réunions autonomes qui caractérisent les conférences internationales Metropolis. Le bureau du Secrétariat à Ottawa dispose d’une expérience considérable en matière de collaboration avec les hôtes des conférences dans la préparation de la logistique des ateliers et l’examen de la conformité des propositions d’ateliers avec les critères de Metropolis, qui exige entre autres que les ateliers réunissent tant des décideurs que des chercheurs, ainsi que les représentants d’au moins une organisation non gouvernementale, et qu’il y ait présence d’un intérêt et de comparaisons à l’échelle internationale.

Sur le plan de la planification et de la logistique, on demande à l’hôte de la conférence de prendre en charge les dépenses relatives aux éléments suivants, qui sont décrits de façon plus détaillée dans les appendices au présent document :

·          une salle de conférence appropriée et assez spacieuse pour recevoir une grande conférence internationale réunissant de 600 à 900 délégués, et dotée des installations nécessaires pour accueillir jusqu’à huit (8) séances plénières et de 60 à 90 ateliers simultanés;

·          le déplacement, l’hébergement et les honoraires des conférenciers de haute qualité recrutés pour les débats d’experts organisés durant la conférence;

·          le déplacement et l’hébergement des deux coprésidents du projet et de quatre membres du Secrétariat international (deux d’Ottawa et deux d’Amsterdam);

·          le café, le jus et les pâtisseries servis aux participants chaque jour de la conférence, soit au début de la journée, à la pause-café du matin et à la pause-café de l’après-midi;

·          le déjeuner léger servi aux participants chaque jour de la conférence, sur le site même;

·          une soirée de gala comprenant un banquet, du divertissement et le transport jusqu’au site du banquet;

·          la location d’installations ou le transport pour le programme de visites pédagogiques, s’il y a lieu;

·          l’élaboration de matériel promotionnel comme l’annonce ou le site Web de la conférence;

·          la production d’un programme définitif imprimé pour la conférence, qui sera inclus dans les trousses des délégués;

·          les installations de réunion, le déjeuner et le café pour les membres du CDI, qui se réunissent pendant une journée et demie immédiatement après la conférence (environ 40 membres).

Les coûts de l’organisation des conférences internationales Metropolis sont généralement couverts grâce aux droits d’inscription (fixés selon un barème progressif pour encourager la participation des étudiants et des représentants d’ONG) et aux dons de commanditaires nationaux. Les personnes qui paient un droit d’inscription obtiennent le droit de participer à la conférence, de consommer les repas qui y sont servis et d’assister à la soirée de gala. En outre, elles bénéficient habituellement de tarifs spéciaux pour l’hébergement dans diverses catégories d’hôtels.

Tous les coûts relatifs aux installations nécessaires pour les principaux débats d’experts, les ateliers et les expositions de livres et de documents connexes relèvent exclusivement de l’hôte de la conférence, qui est également responsable des services de traduction (le cas échéant), de la production et de la distribution des programmes et des brochures relatifs à la conférence, de la promotion à l’échelle nationale, et de l’organisation et du rassemblement des présentations effectuées durant la conférence ainsi que de leur préparation en vue de leur publication dans le site Web du projet international Metropolis. Le Secrétariat international fournit du soutien logistique pour toutes ces activités. De plus, on encourage fortement l’hôte de la conférence à mettre en place un site Web pour sa conférence et à y fournir aux participants éventuels des renseignements supplémentaires et un outil d’inscription en ligne. Un lien vers ce site Web est affiché dans le site Web du projet international Metropolis.

Le projet international Metropolis fait la promotion de la conférence par l’intermédiaire de contacts fréquents et approfondis avec les membres de son réseau, de publicités dans son site Web, de contacts personnels avec les organisateurs éventuels des ateliers et de l’intervention directe des membres de son CDI auprès des intervenants de leur pays. (Les statistiques de la participation aux conférences antérieures sont offertes aux hôtes éventuels.) En outre, le projet Metropolis effectue régulièrement des envois par la poste et peut y insérer une annonce ou une brochure de la conférence, si l’hôte la fournit au Secrétariat international en temps voulu.

Les plans et les registres financiers et organisationnels détaillés des conférences Metropolis antérieures sont disponibles (voir les appendices). En outre, on encourage les hôtes éventuels à rencontrer en personne les organisateurs de ces conférences. Le Secrétariat peut leur fournir son aide pour ce faire.

Outre les responsabilités particulières définies ci-dessus, on s’attend à ce que les activités et les décisions stratégiques des hôtes, du CDI et du Secrétariat soient inspirées par un désir dominant de produire une conférence féconde qui favorise l’avancement des connaissances et des pratiques en ce qui a trait à la migration et aux transformations sociétales connexes et serve les intérêts à long terme du projet international Metropolis.